4 Phasen, in denen der Support von Technik-Profis besonders wichtig ist!
Immer mehr Agenturen und Eventplaner holen ihre Techniker bereits ins Boot, wenn sie noch in der Bewerbungsphase sind – und das ist sehr schlau! Denn damit lassen sich Fehler vermeiden, Kosten einsparen und besonders hochwertige und innovative Konzepte an den Endkunden verkaufen. „Aus technischer Sicht gibt es sechs kritische Phasen der Eventplanung – und fünf davon liegen noch vor dem Pitch“, erklärt Michael Artner, Projektleiter bei Habegger Austria. Er erklärt, wie hochwertiger Techniksupport in diesen Phasen aussieht.
1. Was ist machbar? – Brainstorming mit den Technik-Profis
Wer sich um die Ausrichtung eines Events bewirbt, muss so vieles bedenken: Von der Location über die Gäste und die richtige Verpflegung, vom Programm bis hin zur Deko. Nicht zu vergessen: die Technik. Denn mit Ton, Bild und Multimedia zieht man das Publikum in seinen Bann und lenkt die Emotionen. Habegger Austria bietet nun einen Support an, bei dem die Kunden schon in dieser ersten Planungs-Phase unterstützt werden. „Wir haben den Think Tank entwickelt. Das ist ein Workshop, bei dem wir uns schon mit den Agenturen oder Veranstaltern zusammensetzen, bevor diese überhaupt den Zuschlag für die Ausrichtung des Events bekommen haben. Also ganz am Anfang“, erklärt Michael Artner. Dank dieses Think Tanks können dann die neuesten Möglichkeiten der Technik gleich direkt ins Konzept einfließen. „So bekommen die Kunden die technische Kreativleistung unserer Technik-Profis schon vor der ersten Planung. Damit geht Habegger in eine Vorleistung – und das mit Freude. Denn die Erfahrung zeigt, dass die Veranstalter beim Pitchen erfolgreicher sind, wenn sie mit innovativen technischen Ideen aufwarten können, die sich perfekt ins Konzept einfügen.
2. Wo? – Location-Entscheidung beeinflusst Technik-Kosten
Haben Sie gewusst, dass die Technik für ein Event um bis zu 50 Prozent mehr kosten kann, wenn nur die Location eine andere ist? „Das wird oft unterschätzt“, erklärt Habegger-Projektleiter Michael Artner: „Dabei gibt es so viele Punkte, die bei der Location die Kosten beeinflussen: die Stromversorgung vor Ort, ob es Hängepunkte für das Equipment, LED-Wände etc. gibt oder alles stehend montiert werden muss, ob die Technik ebenerdig angeliefert werden kann oder mehrere Hände für das Transportieren in ein anderes Stockwerk gebraucht werden. Auch das Sicherheitskonzept der Location spielt eine Rolle und wo die Bühne positioniert werden soll.“ Artner rät deshalb dazu, auch die Location-Begehung mit einem Technik-Profi gemeinsam zu absolvieren. „So können wir auch beraten, wie wir die Preise minimieren können und welcher technische Aufbau am besten zur Veranstaltung passt.“
Wenn die Technik anrollt kann es auch in den größten Locations eng werden. Foto © Krewenka
3. Wer macht was? – Ein Plan, in dem alle dieselbe Sprache sprechen
Die Caterer brauchen Strom für ihre Konvektomaten, das Büffet soll beleuchtet sein, die Deko soll den Regieplatz verdecken, die Kabel müssen ordentlich abgedeckt werden, eine riesige Lichtshow und eine große Bühne müssen geplant werden – Technik spielt in so vielen Bereichen des Events eine Rolle, das geht nicht ohne einen guten Plan. „Wir stellen immer einen 2D-Plan zur Verfügung. Da wird vom einzelnen Scheinwerfer, über die Stromanschlüsse und Kabel bis hin zur Bühne und dem Büffet alles eingezeichnet. Das ist nötig, damit alle Gewerke dann dieselbe Sprache sprechen“, erklärt Michael Artner.
Mit diesem Plan kann sich auch der Kunde beim Pitch genau vorstellen, wie die Veranstaltung aussehen wird. Auch ein 3D-Plan ist möglich und wird oft gebucht, damit Agenturen und Veranstalter ihre Kunden schon bei der Vorstellung ihres Konzepts mit anschaulichen und ausgereiften Zeichnungen überzeugen können. „Zusätzlich bieten wir auch an, den Auf- und Abbau für unsere Kunden gleich zu koordinieren. Da wir ohnehin meist jene Lieferanten sind, die das meiste zu transportieren haben, macht es Sinn, dass wir uns mit den anderen Gewerken gleich direkt absprechen, was das richtige Timing vor und nach dem Event betrifft“, erklärt der Technik-Profi.
Die Koordination der verschiedenen Gewerke ist oft auch Aufgabe des Technik-Dienstleisters
4. Alles sicher? – Techniker können das Sicherheitskonzept liefern
Die Projektleiter von Habegger müssen auch Profis im Umgang mit Statik und Sicherheit sein. „Da wir für unseren Technik-Aufbau ohnehin verantwortlich sind, können wir auch die statischen Abnahmen für andere Gewerke mit übernehmen – zum Beispiel bei der Deko oder einem Bühnenbild. Auch Fluchtwege und Stromversorgung müssen bedacht werden“, sagt Michael Artner. Da ist es natürlich von Vorteil, wenn die Habegger-Profis schon in der Planungs-Phase ins Boot geholt werden, um diese Koordination gleich mit anbieten zu können.
5. Alles green? – Nachhaltigkeit für das Technik-Konzept
Öffentliche Ausschreibungen verlangen meist nach einem Nachhaltigkeits-Konzept und auch viele private Veranstalter legen bei ihrem Event Wert auf einen sorgsamen Umgang mit der Umwelt. Habegger Austria kennt sich bei den Anforderungen von Green Events aus – und rät auch hier schon in der Planungsphase zu einem passenden Konzept: „Es macht einen großen Unterschied: von der Wahl der Location bis zum richtigen Scheinwerfer. Wir wissen genau, welche Technik wie viel Strom verbraucht, welche Bühne welche Transportwege bedeutet und wie wiederverwendbare Materialien ins Konzept eingeplant werden können“, erklärt Michael Artner. So können Ressourcen- und Stromverbrauch von Anfang an optimal ins Konzept einfließen.
Der Erfolg kommt von genauer Planung und professioneller Ausführung
Die sechste Phase ist der Tag des eigentlichen Events. Hier muss dann alles reibungslos funktionieren. Für Habegger ist klar, wenn die Technik-Profis schon von Beginn an bei der Planung dabei sind, reduziert sich der Stress für die Event-Planer. Und die Kunden bekommen das, was sie bei einem perfekt vorbereiteten Pitch bestellt haben: eine emotionale und beeindruckende Veranstaltung.
