5 Tipps von unserem Technik-Profi, wie Sie ein professionelles Meeting organisieren
Eigentlich sollte es nur ein kleines Meeting sein, ohne besonderen Organisations-Aufwand. Doch dann ging alles schief: Ein Sprecher war so leise, dass man ihn in den hinteren Reihen nicht verstehen konnte. Mitschreiben konnte man dank der schlechten Raumbeleuchtung auch nicht wirklich. Die Präsentationen waren auf unterschiedlichen Laptops – und einer davon ließ sich nicht an den Beamer anschließen. Der internationale Vortragende konnte den vorhandenen Laptop nicht bedienen, da das Programm nur auf Deutsch verfügbar war. Die Live-Schaltung zum Unternehmen in Übersee funktionierte nicht, weil das W-Lan zusammenbrach. Was von diesem chaotischen Meeting in Erinnerung blieb, war vor allem eines: ein schlechter Eindruck. Wer bei seiner Konferenz solche Komplikationen vermeiden möchte, sollte folgende Tipps beachten:
1. Stell deine Konferenz auf moderne Beine!
War es früher egal, welche Sessel und Tische verwendet werden, weiß man heutzutage, dass Besucher auf solche Details Wert legen. „Selbst kleine Konferenzen werden immer aufwendiger und schöner gestaltet, um sich abzuheben und im Gedächtnis zu bleiben“, erklärt Philipp Berger, Projektleiter bei Habegger Austria: „Es gibt einen Trend zur Professionalisierung und Modernisierung.“ Dazu gehört auch die richtige Technik. „Zu den Basics gehört, dass die Sprecher über Handfunk-, Headset- oder Ansteckmikro verstärkt werden, um gut gehört zu werden. Die Kür sind elegante Lautsprecher, die auch formal moderne technische Funktionalität vermitteln“, so der Profi. Auch für die Präsentationstechnik gilt: Nicht zuletzt mittels eingebauter Videoinhalte und über den zunehmenden Einsatz von interaktiven Tools entwickelt und vergrößert sich der technische Gestaltungsspielraum stetig. Powerpoint ist längst nicht mehr das Maß aller Dinge. Immer dynamischere Inhalte müssen im Live-Betrieb auf der Bühne einwandfrei funktionieren. Lichtstarke Projektoren, rahmenlose Leinwände sowie ausreichend dimensionierte Bildschirme ermöglichen dabei die gewünschte professionelle Umsetzung. „Viele verlassen sich auf ältere und kaum gewartete Systeme, wie sie in Konferenzräumen leider immer noch häufig zum Einsatz kommen. Mit den nicht selten daraus resultierenden technischen Schwierigkeiten leidet oftmals das Gesamtbild einer Veranstaltung. Um das zu vermeiden, greifen mittlerweile viele Unternehmen auch bei kleineren Meetings und Konferenzen auf die Unterstützung von Profis zurück. “Die sorgfältige Auswahl der richtigen technischen Komponenten für die Präsentation, bei der Tonbeschallung und bei der Beleuchtung kann in Kombination mit dem Einsatz von erfahrenen Fachkräften eine Konferenz im Idealfall mit relativ wenig Mehraufwand um ein Vielfaches aufwerten.“, sagt der Habegger-Projektleiter.
Ein stimmiges Design der Konferenztechnik hilft Inhalte besser zu präsentieren.
2. Check die Übertragungstechnik!
Bei vielen Präsentationen sind Videos oder andere Elemente eingebettet, die einen Zugang zum Internet voraussetzen. Fällt das W-Lan aus, kann das sehr unangenehm werden. „Wenn wir für die Konferenz-Technik zuständig sind stellen wir auch unser Knowhow in Sachen IT zur Verfügung. Unterbrechungsfreie Datenübertragung wird immer wichtiger und kann am besten durch den Einsatz von eigens eingerichteten kabellosen und kabelgebundenen Datennetzwerken sichergestellt werden. “, erklärt Philipp. Auch für Live-Streams oder fürs mobile Office wird ein guter Internet-Zugang benötigt. Habegger Austria richtet oft ganze Büros für die Konferenz ein, inklusive Drucker, die schnell eine große Anzahl an Seiten drucken können.
3. Stolpere nicht über Sprachbarrieren!
Viele Konferenzen oder Meetings sind heutzutage international. Da sollte man besonders darauf achten, dass auf den vorhandenen Laptops die benötigten Programme auch zumindest auf Deutsch und Englisch nutzbar sind. Wenn Habegger Austria für die Technik einer Konferenz oder eines Meetings verantwortlich zeichnet, achtet das Unternehmen auch auf die Mehrsprachigkeit des Personals. „Ein Techniker, der ständig vor Ort ist, spricht bei uns Deutsch und Englisch und ist geschult darin, Präsentationen bei Bedarf anzupassen und Videos in das richtige Format zu bringen“, so der Projektleiter.
Oft ist bei Konferenzen auch eine Simultanübersetzung wichtig.
4. Sammle alle Unterlagen auf einem Gerät!
Ein Sprecher wandelt die zuvor bereits geschickte Präsentation auf der Anreise noch einmal ab. Ein anderer möchte Dokumente zeigen, die nur auf seinem Laptop gespeichert sind. Treffen dann noch verschiedene Software-Versionen oder gar Betriebsprogramme aufeinander, ist das Chaos meist perfekt. „Werden wir als Technik-Support für Meetings und Konferenzen angefragt, haben wir unsere eigenen Laptops mit den notwendigen Programmen immer dabei. Unser Personal ist in der Lage, Unterlagen noch in letzter Minute aufzubereiten und für die Präsentation zugänglich zu machen. Die Inhalte werden dann auf unseren Geräten abgespielt – so können wir garantieren, dass alles funktioniert und Inhalte unabhängig von unterschiedlichen Endgeräten oder Betriebssystemen verfügbar sind“, erklärt der Technik-Profi.
Eine gute Dokumentation der Konferenz ist in Zeiten von Social Media unumgänglich.
5. Vergiss nicht die Dokumentation der Veranstaltung!
Die Zuhörer möchten die Präsentation zuhause in Ruhe noch einmal durchgehen oder die Sprecher wollen ihre Inhalte auch für andere Personen zugänglich machen? Immer häufiger werden auch Ton- und Bild-Aufzeichnungen von Konferenzen nachgefragt. Hier bietet Habegger Austria einen speziellen Support: „Wir können uns nicht nur um die technische Organisation der Veranstaltung und den korrekten Ablauf vor Ort kümmern, sondern gleichzeitig die Ton- oder Video-Dokumentation übernehmen. Dabei sind wir durchaus geschult und erfahren im Umgang mit heiklen und geheimen Gesprächsinhalten. So können wir alle Datenträger auch direkt vor Ort dem Kunden übergeben und unsere Aufzeichnungen sofort löschen. Falls gewünscht, können wir Aufzeichnungen natürlich auch archivieren“, sagt Philipp Berger.
